如何加强销售与收款情况的控制

    本人刚到目前所在公司财务部上班时，该公司正面临这样一个困惑：财务部门出具的公司销售和收款数据往往与实际情况存在很大偏差。究其原因，一是生产和销售的产品品种规格、型号过于繁多，二是各部门间推诿扯皮现象严重，三是会计在账务处理与税法相衔接方面处理不及时甚至不妥当，四是相关数据传递不及时等等；追根溯源，是公司内部控制不完善造成的。同时通过同行还了解到有不少企业特别是私营企业也存在着这样的问题。一个企业如果销售与收款情况控制不好，会给企业的经营、决策造成很大影响，使企业面临巨大的经营风险；另外也使财务的核算与监督功能流于形式，财务人员的地位也会一落千丈。当时，本人针对公司实际，制定了一套销售与收款的控制程序，经过几个月的实践，取得了非常不错的效果。现整理出来， 并依照财会[2002]21号《内部会计控制规范----销售与收款（试行）》中的规定，进行了适当的加工，供大家参照，更希望大家帮忙指正。
　　一、 程序控制
　　1、 销售部门取得客户订单。在取得订单的过程中可能会有时间上的损失，所以建议销售部门从有利于客户利益的角度出发，应鼓励客户使用能够更快速获取订单的方法。
　　2、 销售部门与客户签订销售合同，据合同编制统一的销售通知单。
　　3、 信用批准。销售部门将销售通知单转内审部（即信用管理部门）核准信用限额。信用批准的目标是将坏账风险控制在可接受的水平内。内审部对信用申请应迅速做出处理，在某些可行的情况下可以用电话对信用申请进行批准。内审部依据客户的资历、背景、管理能力等进行信用评估。注意一点就是信用批准成本不能超过坏账的金额
　　4、 内审部核准信用后转销售部门。
　　5、 销售部将核准后的销售通知单一联转仓库付货，一联给运输部安排车辆。
　　6、 仓库凭销售通知单填制发货单并办理发货，运输部据销售通知单、仓库的发货单办理发货。
　　7、 仓库将付货后的销售通知单和发货单记账联及时转财务部（绝不允许跨日呈交）。业务部门须及时将客户签字认可的发货单客户联和发票转财务部。
　　8、 财务部将销售通知单留存备查，以发票、发货单为依据进行账簿记录，并通过开户行或直接向客户收取货款。
　　9、 开户银行将收款通知转财务部。
　　10、内审部遵循成本效益原则，对销售与收款情况进行全盘监控，定期出具报告。
　　二、 关键点控制
　　1、 适当的职责分离。赊销批准职能与销货职能相分离；登记主营业务收入账与应收账款账的财务人员相分离。
　　2、 正确的授权审批。明确四个关键点的审批程序：一是销货发生前，赊销业经正确审批；二是非经正当审批，不得发出货物；三是销售价格、销售条件、运费、折扣等必须经过审批；四是审批人应根据销售与收款授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。
　　3、 销售通知单、发货单、发票等预先编号，按顺序归档，财务部设专人定期检查单据编号，并调查单据缺号的原因。
　　4、 销售部每月分人分客户编制销售情况明细表（表格样式由财务部统一制定），分别报送财务部、内审部及相关领导。同时推行业绩提成制，即“谁接的业务谁负责回款”，以当月收回的应收款项数额作为销售人员业绩提成的依据；应收款项如果逾期没有收回，责任由销售人员承担（可分为扣除逾期利息、扣除奖金、扣除工资三种形式）。
　　5、 财务部每日凭发货单对应收帐款进行备查薄登记，同时每月与销售部提供的销售情况明细表相核对；另外三个月一次编制顾客对账单定期寄送给客户以核对账目，如有不符，查明原因，及时处理。
　　6、 财务部建立应收账款催收制度，督促销售部门加紧对应收帐款的催收。
　　最后强调的一点就是人的重要性，任何事情都是要靠人去做出来的。人力资源是企业的第一资源，企业一定要重视对人才的培养，以保证企业各部门职工具有一定水准的诚信、道德观和能力。